2014年中国企业差旅费用管控论坛在沪隆重举行

    【摘要】：9月12日，由铂略咨询主办的2014年中国企业差旅费用管控论坛在上海海神诺富特大酒店圆满落幕。本次论坛得到了世界著名会计师公会ACCA(特许公认会计师公会)，知名差旅服务供应商国旅运通和知名软件服务商Infor的大力支持，近130位知名企业财务高管出席了本次论坛。
    9月12日，由铂略咨询主办的2014年中国企业差旅费用管控论坛在上海海神诺富特大酒店圆满落幕。本次论坛得到了世界著名会计师公会ACCA(特许公认会计师公会)，知名差旅服务供应商国旅运通和知名软件服务商Infor的大力支持，近130位知名企业财务高管出席了本次论坛。
    差旅费用的管控向来受到企业财务管理者乃至企业管理层的关注，简单粗暴的降低差旅标准会导致员工满意度下降，这也是企业管理者在特殊时期的极端选项。而相应的，在不降低出行舒适度的前提下，如何获得更好的住宿和票务折扣、如何降低差旅部门的行政费用、如何提高报销流程的效率和服务水平则是考验财务总监管控水平的关键。
    铂略咨询通过深入调研发现企业在差旅管控工作中所面临最突出的三个问题是：1. 差旅政策的执行力度不够;2. 差旅花费的透明度较低;3. 缺乏合适的费用管控手段。正是为了找到解决这些问题的思路，来自医药、机械制造、钢铁加工服务等行业的内控与财务部门高管分享了他们在各自企业制定和执行差旅报销制度的经验和成效。知名差旅服务供应商国旅运通和知名软件服务商Infor的首席专家则分享了中国企业差旅管理的现状和如何通过IT系统提升企业差旅管控效率的秘诀。
    纵观各行各业的差旅费用管理情况，医药行业可谓是差旅费用开销最大，管理难度最高的行业，本次论坛开篇，来自海正辉瑞的内控总监鲍先生作为医药行业代表就为大家分享了通过量化指标降低成本、加强合规管控和提高员工差旅满意度的心得。鲍先生认为员工满意度是费用管理的核心之一，通过向报销人员调研和数据监控来获得多项指标和数据，包括财务部门全面准确沟通、报销响应速度、财务部服务态度、报告处理速度和报销人对报销进度的实时了解等。这些统计数据将持续和量化的反馈财务部的报销管理绩效。同时鲍先生指出新政策的颁布需要考虑全面，切不可随意颁发。出台后的政策需要配合相应的“政策落地”方法。例如给予员工部分鼓励，他举例在海正辉瑞成立初期，大批招聘的销售人员面临发票报销单黏贴的问题，他们则给予现场培训指导，同时对前三次均正确黏贴发票且未被退回的员工给予奖励，继而该政策得以顺利落实。
    同时来自日本知名机械制造商小松中国的财务总监史先生接着为大家分享了通过全面预算管理进行差旅费用节约的独到见解。小松对日常差旅费用按计划人数计算基本差旅费用由成本中心考核，而项目差旅费用则由利润中心考核。
    下午进入差旅服务商的分享环节，连续三年被Travel Weekly评为最佳差旅供应商的国旅运通首先为大家分享了《2013年度企业差旅费用的基准调研报告》。报告显示57%的客户在2014年倾向于更多的使用在线工具进行差旅管理。而无缝衔接的差旅体验正成为企业追求的新目标。在互动问答环节同行提出对于出差人员已出票航班未乘坐如何核实的问题，国旅运通的客户经理Ada回答到：“一是可以通过登机牌来核实，二是作为专业的差旅管理公司是有这方面的产品在一段时间内来跟踪未使用的机票，例如国旅运通就有这样的产品帮助企业跟踪一段时间内未使用的机票然后自动协助企业进行退票工作。”
    差旅费用报销系统知名供应商Infor则在现场为大家揭示了差旅管控面临的主要挑战和相应的解决方案，这些挑战包括。
    • 包括急需改进流程，缩短处理费用报告的周期
    • 缺乏可以有效强化公司T&E制度的手段
    • 业务用户对于当前的费用报告处理流程和系统不满意
    • 财务用户需要额外的工作时间来处理财务记账、付款等问题
    • 管理者无法有效洞察开支的去处
    • 预算执行不力，缺乏有效的事前、事中控制
    而通过2个成功案例的分享，Infor的首席顾问褚先生为大家总结出企业上费控管理系统的经验与教训：
    • 系统的推广需要获得公司高层领导的大力支持与协助;#p#分页标题#e#
    • 需要全公司范围的充分的沟通与协作;
    • 灵活的系统平台很重要;
    • 历史数据清理，也是实施中的关键;
    • 要掌握好业务与财务的平衡，掌握好控制的“节奏”
    • 差旅报销系统不是“一蹴而就”的工程，变革中对于流程、政策、规则的逐步梳理和优化非常重要
    美资集团财务总监叶先生对差旅供应商选择颇具经验。他通过酒店的数量、同类型酒店的价格、酒店所在城市的数量、服务的可得性等多角度分析和考核供应商的方法深获在场参会代表深表认同。
    在泰悦咨询的合伙人苏正分享了差旅费用的税务合规管理后，现场进入了圆桌讨论环节，各企业参会代表各抒起见讨论场面热火朝天，各讨论组组长一方面积极带领大家探讨问题，同时也给大家分享了自己企业在相关问题上的最佳实践。
    论坛接近尾声，企业代表们以及差旅服务商们探讨的热情未减，在交流中大家了解到行业标杆企业的领先做法，企业代表们在差旅管理领域找到了自己企业改进和努力的方向，同时纷纷相约铂略2015年差旅费用管控论坛中再相会。
    来源：中华财会网